Onnistu etäkokouksessa yksinkertaisin keinoin!

Yllättävän monessa pienissä yhteisössä ja yhdistyksessä etäkokouksien pitäminen on vielä melko uutta ja kokeilutasolla olevaa toimintaa. Tämän artikkelin avulla voitte pienentää kynnystä olla järjestäjänä etäkokouksissa ja saada hyviä käytännön vinkkejä. Artikkelissa ei syvennytä toimintojen tekniseen käyttöön vaan yleisiin periaatteisiin. Voit tutustua myös muihin etäkokousta käsitteleviin artikkeleihin.

Pidä videokuva aina näkyvissä, kun se on mahdollista!

Kokoukseen osallistujien on huomattavasti helpompaa puhua toisilleen, kun he näkevät toistensa kasvot. Kasvojen ilmeet ja kehonkieli ovat merkittävässä osassa meidän viestintäämme. Usein kokouksissa kuitenkin jätetään kytkemättä kamera päälle erinäisien syitten takia. Suosittelemme silti, että olkaa rohkeita ja pitäkää kamera päällä etäkokouksissa, vaikka tukka olisikin pystyssä. Auki oleva kamera osallistaa vahvemmin kokoukseen, helpottaa kuuntelua ja pitää kokouksen pidempään mielenkiintoisena.

Useimmissa ohjelmissa on mahdollista näyttää samaan aikaan vähintään

Tee hyvä suunnitelma etäkokouksesta!

Tämä sama pätee myös tavallisissa kokouksissa, mutta erityisesti korostuu etäkokouksissa, jolloin osallistujilla on pienempi kynnys poistua kokouksesta tai olla passiivisena. Yleinen virhe on myös, että aikataulu pettää kokouksessa.

 “Kuuluuko tämä?”

Hyvä suunnitelma vähentää riskiä aikataulun pettämisessä. Osallistujia kannattaa pyytää liittymään kokoukseen hyvissä ajoin ennen sen alkua. Tyypillisesti kokous alkaa, että kuuluuko tämä? Hyvä vinkki kokouksen vetäjälle on, että hän kokeilee heti osallistujan kirjauduttua kokoukseen puheyhteyden kuuluvuuden.

Keskustelun visualisointi ja muut hyödylliset työkalut parantavat kokousta merkittävästi.

Perinteisessä etäkokouksessa käytetään osallistujien videokuvaa, ääntä ja chat-toimintoa kokouksessa apuna. Etäkokouksesta saa paljon enemmän irti, kun siihen lisää graafista materiaalia, näytön jakamisen, yhteisen muistion, äänestyksen tai vaikka valkotaulutoiminnon. Nämä hyödylliset lisätoiminnot ovat yleisesti mukana maksullisissa sovelluksissa, mutta ne saa myös ilmaiseksi käyttöön pienellä työllä.

Esimerkkinä avoimen kokousmuistion voi näppärästi jakaa osallistujille lisäämällä muistion linkin chat-keskusteluun. Chat-keskustelusta jokainen osallistuja saa helposti klikattua muistion auki ja pääsee seuraamaan muiston etenemistä ja tekemään tarvittavia lisäyksiä. Tyypillisesti halukkaita sihteereitä on vähän, joten yhteisesti täytetty muistio vähentää sihteerin työtaakkaa. Varsinainen kokousmuistio kannattaa alustavasti esitäyttää, jotta täyttäminen onnistuu nopeasti kokouksen aikana. Muistion voi tehdä, vaikka Google Docs työkalulla.

Vastaavasti esityslistan sisältö on helpommin ymmärrettävissä, kun sen tekee visuaaliseksi Powerpoint -tyyppiseen diamuotoon. Tässä voi hyödyntää esimerkiksi Google Slides -työkalua, joka toimii vastaavasti kuin Powerpoint, mutta on helposti jaettavissa ilmaiseksi verkossa.

Esimerkkejä etäkokouksen materiaaleista löydät alta. Ota huomioon, että materiaaleissa ei ole muokkaustoiminto käytössä. Normaalissa etäkokouksessa jokaisella käyttäjällä on muokkausoikeus.

Visuaalinen esityslista havainnollistamaan kokouksessa käsiteltävät aiheet.

Valkopiirtotaulu äänestyksiin, ideointiin ja muuhun.

Esitäytetty yhteiskäyttöinen muistio.

Pienryhmäkeskustelut toimivat hyvin, kun kokousväkeä on paljon.

Maksulliset etäkokousohjelmat tarjoavat usein mahdollisuuden jakaa kokouksen osallistujat pienryhmiin. Tätä kutsutaan usein Breakout Rooms -toiminnoksi. Pienryhmätoiminto on ennen kaikkea hyödyllinen erilaisissa ongelmanratkaisutilanteissa, aktiivista keskustelua vaativissa tilanteissa ja etätyöpajoissa. Pienryhmätoiminto antaa ryhmän hiljaisimmillekin osallistujille mahdollisuuden tuoda esiin mielipiteensä. Isoissa ryhmissä helposti käy niin, että yksittäiset ihmiset dominoivat keskustelua ja varsinainen ryhmädialogia on vaikeaa saavuttaa, kun keskustelu on enemmän luennointia. Siksi etäkokouksessa on erityisen tärkeää, että vetäjä osallistaa myös hiljaisempia mukaan kysymyksillä ja tarvittaessa käyttää pienryhmätoimintoa.