Mikä on sopivin tapa järjestää etäkokous pienessä yhdistyksessä?
Etäkokouksien tärkeys korostuu tällaisena aikana. Nyt useat yhdistykset pähkäilevät, että kuinka kannattaisi toteuttaa etäkokous vai jätetäänkö koko kokous järjestämättä? Koko toimintaa ei kannata pysäyttää koronatilanteen takia! Erilaiset etäkokoustyökalut ovat helppokäyttöisiä ja etänä järjestettynä saatatte saada sellaisia osallistujia, jotka eivät pääse tavallisin kokouksiin. Kannattaa ajatella etäkokouksen käyttöönotto mahdollisuutena ja yhdistyksen digiloikkana! Etäkokouksen voi järjestää videoyhteyden avulla tai sähköpostitse. Tässä artikkelissa käsittelemme videoyhteyden avulla järjestettäviä etäkokouksia.
Millainen on hyvä etäkokousohjelma meidän yhdistyksellemme?
Tähän ei ole yksiselitteistä vastausta, sillä jokaisella ohjelmalla on omat hyvät ja huonot puolensa. Kyläyhdistyksellä, paikallisella urheiluseuralla tai muulla pienellä toimijalla on helpointa lähteä kokeilemaan etäkokouksen järjestämistä ilmaisella sovelluksella. Maksullisella versiolla saa paljon lisäominaisuuksia käyttöönsä, mutta lisäominaisuuksien käyttäminen vaatii perehtyneisyyttä.
Voimme suositella, että yhdistys aloittaa sellaisen sovelluksen käytöllä, joka on jo tuttu kokouksen järjestäjälle. Useimpiin etäkokousohjelmiin osallistuja voi saada sähköpostiinsa liittymislinkin, jolloin osallistujalle ei ole sen suurempaa merkitystä, mitä sovellusta käytetään. Usein etäkokouksen järjestämistä miettivällä henkilöllä on jo Skype-käyttäjätili tai Gmail-sähköposti. Tällöin kannattaa aloittaa käyttö siitä, johon on jo tunnukset.
Vertailussa neljä erilaista ilmaista etäkokoustyökalua
Milloin maksullinen versio kannattaa ottaa käyttöön?
Skype for Business, Microsoft Teams, Google Hangsout Meet, Zoom, Adobe Connect, Whereby ja Join.me ovat tunnettuja maksullisia tai osittain ilmaisia etäkokoussovelluksia.
Maksullisissa versioissa on usein hyvät valkotaulu-, kysely- ja pienryhmätoiminnot sekä mahdollistavat suuremman osallistujamäärän. Löytyykö yhdistykseltä jo Microsoft 365 Business Premium, Office 365 Nonprofit tai muu paketti, joka sisältää jo Teams -työkalun? Vastaavasti osalla yhdistyksistä voi olla käytössä Google G-Suite Business tai muu vastaava, jossa on jo Hangsout Meet ominaisuus, joka mahdollistaa jopa 150 osallistujan kokouksen. Näissä tilanteissa kannattaa hyödyntää suoraan jo maksullista versiota.
Hyvän yhdistyksen kokouksen perusteet
Etäkokouksessa korostuvat hyvän kokouksen säännöt. Hyvin suunniteltu kokous on antoisa osallistujille, ei kestä turhan pitkään ja osallistujien mielenkiinto ei lopahda.